A munkafolyamatokat folyamatleírásokban, folyamat alapú szabályzatokban kell dokumentálni, melynek első lépése a folyamatok feltérképezése és ábrázolása (folyamatábra), melyek a munkafolyamatok egyes lépéseit jelenítik meg.
Folyamatmenedzsment
A vállalatok hierarchikus felépítésük és funkcionális működésük révén szenvednek az elszigetelt és korlátozott kommunikációtól. A vállalat tevékenységeit, vagyis a feladatokat különböző osztályok és funkcionális csoportok közötti kapcsolatok révén végzi, azonban a különböző tevékenységek elszigeteltek, nem áll rendelkezésre a hatékony működéshez, koordinációhoz szükséges információ. Mindenki csak a “saját” tevékenységét ismeri.
A folyamatszemlélet, a folyamat alapú vállalatirányítás eszköze, amely összefogja a vállalat feladatait, tevékenységeit, oly módon, hogy a vállalati működés célja, vagyis egy termék vagy szolgáltatás előállítása minél hatékonyabban megvalósuljon.
A folyamatszemléletű működés azt jelenti, hogy a szervezet tevékenységeit nem egymástól elkülönítve, elszigetelten hanem kapcsolatukban, folyamatukban vizsgálja. A folyamatszemléletű megközelítést és a modellezést támogatja az ISO 9001-es szabvány.
A vevő elégedettsége végül is az a kiindulópont, amelyből le kell tudnunk vezetni minden tevékenységünket. A vevő elégedettségéhez több, egymással valamilyen kapcsolatban álló folyamat eredménye vezethet. A vevő elégedettségét csak úgy tudjuk (biztosan) elérni, ha ezek a folyamatok egyenként úgy működnek, hogy a belőlük fakadó végeredmény is a minőséget – a vevői elégedettséget – jelentse.
Mit kell tennünk ehhez?
- azonosítani kell azokat a folyamatokat, amelyek befolyásolják a minőséget,
- meg kell határozni ezek kapcsolatát, és biztosítani kell, hogy minden ilyen folyamatért legyen felelős személy a szervezetben,
- meg kell határozni, milyen (minőségi) kritériumokat fogalmazhatunk meg ezekre a folyamatokra (ezzel definiáljuk a folyamat célját),
- meg kell határozni, mit kell tennünk annak érdekében, hogy ezek a kritériumok teljesüljenek (mutatószám),
- állandósítani kell az így megállapított “jó gyakorlatot” ami a minőségbiztosítás egy fontos eszközét jelenti: a folyamat alapú szabályozók létrehozásának kötelezettségét.
A folyamat alapú vállalati működés keretet biztosít a közös szervezeti problémák megoldására, előnye, hogy alapos átvizsgálásra kerül a szervezet valós munkája, a vezetők számára új fejlesztési célokat kínál.
A vállalat működési és igazgatási (irányítási) folyamatait nem lehet szétválasztani, mivel egymással összefüggő, egymásra kölcsönösen ható tevékenységeket foglalnak magukban, amelyek közösen alakítják a folyamat kimeneteket.
A vállalati kultúra, a viselkedési folyamatok jelentősen befolyásolják a működési folyamatok sikerét, úgymint döntéshozatali és kommunikációs folyamatok. A szervezeti kultúraként emlegetett mélyen beágyazott viselkedési minták a szervezet minden tagjánál megjelennek és erőteljesen befolyásolják a munkafolyamatokat, hiszen azok önállóan, önmagukban nem léteznek azokat emberek működtetik. Így a folyamatszemlélet bevezetésével egy időben, annak sikeressége érdekében el kell indítani egy vállalati kultúraváltást célzó programot is.
Folyamatszabályozási szolgáltatások
- Folyamatszabályozási rendszer kialakítása
- Folyamatszabályozási koncepció készítése
- Vállalati folyamatstruktúra kialakítása
- Folyamatmenedzsment szabályzat készítése
- Folyamatfelmérés, üzleti folyamatmodellek dokumentálása ARIS módszertan szerint, folyamatleírások készítése.
- Folyamatfejlesztési javaslatok.
- Folyamatok oktatása, bevezetése, folyamatok auditálása (ISO 9001:2015).
- Minőségirányítási rendszer szerinti dokumentációs rendszer kialakítása
Ügyvitelszervezés/szabályozási rendszer
- Eljárások, belső szabályzatok, munkautasítások elkészítése, aktualizálása
- Szabályozó dokumentumok oktatása
Miben tudok segíteni szervezetének?
Független irat- és dokumentumkezelési szakértőként célom, hogy olyan testre szabott megoldási alternatívákat kínáljak az ügyviteli folyamatok fejlesztésére, amellyel a vállalat hatékonysága nő, a belső információáramlás javul, az adminisztrációs feladatok egyszerűbben, gyorsabban megvalósíthatóak.
