Az évek során felhalmozódott papír alapú dokumentumok jellemzően saját szisztémák, nyilvántartási rendszerek szerint kerülnek lefűzésre vállalaton belül, fizikailag elkülönülő “irattárakban”.
Dokumentum menedzsment
A vállalkozás növekedésével, az információáramlás felgyorsulásával párhuzamosan megjelennek a nyilvántartási problémák, nő a dokumentumok száma és fajtája mely igényli a nyilvántartási rendszer fejlesztését. A különböző nyilvántartások és azonosítók nehezítik a dokumentációk azonosítószám alapján történő tárolását, rendszerezését, kereshetőségét.
Az egységes nyilvántartási rendszer hiánya a dokumentumok visszakereshetőségének problémájához vezet és további irattározási, selejtezési problémákat okoz.
A fejlődő vállalatok életében elérkezik az idő, amikor érdemes a dokumentumkezelésre fordított energiát csökkenteni és a vállalat produktivitását növelni az ügyviteli folyamatok optimalizálása által.
Miben tudok segíteni?
Független tanácsadóként az alábbi célok, eredmények elérésében nyújtok segítséget:
- gyorsabb információáramlás, ügyviteli folyamatok
- egységes nyilvántartás, dokumentumkezelés
- hatékony információfeldolgozás, feldolgozási idők minimalizálása, átviteli és átfutási idők csökkenése
- dokumentumtárolási szükségletek csökkenése
- gyorsabb ügyfélkiszolgálás.
Ügyiratkezelési szolgáltatások
- Irat- és dokumentumkezelési rendszer kialakítása, fejlesztése
- Irat- és dokumentumkezelési audit, folyamatoptimalizálás
- Dokumentumkezelési koncepció kialakítása
- Elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszer bevezetésének támogatása (projektvezetés, megvalósíthatósági tanulmány, műszaki specifikáció készítése)
- Iratkezelési szabályzat és irattári terv készítése
- Irat- és dokumentumkezelési folyamatok, szabályzatok és rendszerek oktatása
- Irattár és irattározási rendszer kialakítása
- Dokumentumok egységes rendszer szerinti rendezése
- Irattári nyilvántartás, jegyzék készítése
- Selejtezés, levéltári iratátadás lebonyolítása
- Irattáros biztosítása
Miben tudok segíteni szervezetének?
Független irat- és dokumentumkezelési szakértőként célom, hogy olyan testre szabott megoldási alternatívákat kínáljak az ügyviteli folyamatok fejlesztésére, amellyel a vállalat hatékonysága nő, a belső információáramlás javul, az adminisztrációs feladatok egyszerűbben, gyorsabban megvalósíthatóak.
